Integración de archivos Excel en SEI y SQL para informes globales a través de ODBC

Introducción

Muchos clientes prefieren no gestionar todos sus datos en tablas SQL y, en su lugar, optan por almacenar parte de sus datos en archivos Excel. Sin embargo, estos archivos Excel a menudo necesitan ser utilizados en informes globales junto con herramientas ERP como SEI (Sage Enterprise Intelligence) o directamente en bases de datos SQL. Esto plantea la cuestión de cómo integrar estos archivos Excel y combinarlos eficazmente con los datos del ERP.

En este artículo, exploraremos dos soluciones técnicas para abordar esta necesidad de integración de datos. Ambas soluciones se basan en la tecnología ODBC para establecer una conexión entre el archivo Excel y el sistema receptor (SEI o SQL).

Requisitos técnicos

Antes de profundizar en las dos soluciones, es esencial preparar algunos elementos técnicos para garantizar que el proceso de integración se realice sin problemas.

1. Permisos de acceso al directorio que contiene el archivo Excel:

   • Asegúrate de que el usuario que ejecuta el software receptor (SEI o SQL) tenga los permisos de acceso suficientes al directorio donde se almacena el archivo Excel.
   • Se recomienda usar una cuenta de servicio para asociar este usuario con cada uno de los servicios que ejecutan el software.

2. Creación de la cadena de conexión ODBC:

   • La cadena de conexión ODBC es necesaria para establecer la comunicación entre el archivo Excel y SEI o SQL. Esta cadena se puede generar mediante el menú ODBC en Windows, creando una fuente de datos ODBC para Excel.

3. Formateo del archivo Excel:

   • Los nombres de las hojas en el archivo Excel deben seguir ciertas reglas: evita los espacios y caracteres especiales.
   • El archivo Excel también debe tener columnas bien formateadas sin formato condicional o coloración para facilitar la importación de datos.

Solución 1: Uso de SEI para integrar Excel a través de ODBC

SEI permite la integración directa de archivos Excel como fuentes de datos externas utilizando la tecnología ODBC. Estos son los pasos para implementar esta solución:

1. Generar la cadena de conexión ODBC:

   • El primer paso es colocar el archivo Excel en el directorio deseado en el servidor.
   • Luego, inicia sesión en Windows utilizando la cuenta de servicio empleada por el software receptor (SEI en este caso) para configurar la cadena ODBC. Esta configuración se realiza a través del Administrador de fuentes de datos ODBC en Windows, donde seleccionarás el Microsoft Excel Driver (como se muestra a continuación).

2. Integración en SEI:

   • Una vez que la cadena de conexión ha sido generada por Windows, ve a SEI y agrega una nueva fuente de datos. Selecciona ODBC_Excel como tipo de fuente de datos.
   • Pega la cadena de conexión generada en el campo correspondiente.

3. Creación del proceso en SEI:

   • Crea un proceso en SEI que utilice esta nueva fuente de datos Excel. Cada hoja de tu archivo Excel será tratada como una tabla separada.
   • Luego, podrás crear informes y tableros de control globales basados en los datos de Excel directamente en SEI.

Solución 2: Enlace entre SQL y Excel a través de ODBC

La segunda solución permite utilizar un archivo Excel directamente dentro de una base de datos SQL mediante ODBC, sin tener que manipular la cadena de conexión manualmente.

1. Configurar el proveedor ODBC:

   • Utiliza el proveedor Microsoft Office 12.0 Access Database para establecer la conexión entre SQL y Excel.
   • Aunque el nombre del proveedor hace referencia a "Access Database", es totalmente compatible con archivos Excel.

2. Agregar el archivo Excel como servidor vinculado en SQL:

   • Una vez que el proveedor está configurado, el archivo Excel se trata como un servidor remoto conectado a SQL. Esto permite consultar los datos de Excel utilizando consultas SQL estándar, tratándolo como un servidor remoto.
   • Accede a la sección Linked Servers en SQL Server Management Studio y configura la conexión con el archivo Excel. Luego, podrás ejecutar consultas SQL para recuperar y manipular los datos de Excel.

Conclusión

La integración de archivos Excel en sistemas de informes como SEI o SQL a través de ODBC es una solución flexible y poderosa. Ya sea que uses SEI o vincules los archivos a SQL, ODBC permite una conexión fluida de los archivos Excel a tus procesos de informes sin necesidad de convertirlos en tablas SQL. Es importante seguir los requisitos técnicos para asegurar una integración sin contratiempos.